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Reflexões

Quem já teve ou tem contato com as práticas do sistema Lean Manufacturing, certamente já ouviu falar que ir ao Gemba é uma prática essencial para o sucesso da filosofia Lean.  

Para melhor contextualizar aos que estão chegando ao tema agora, o Gemba é um termo japonês que pode ser traduzido como “o local real”. Fazer o Gemba significa ir até o local de trabalho para observar o que realmente acontece.

Mas neste momento de distanciamento social, você pode perguntar: Como faço para ir ao Gemba?

Vamos analisar isso juntos!

A prática do Gemba é de suma importância para entender melhor quais são os problemas que acometem a empresa, coletar dados e informações valiosas que serão base para melhoria do ambiente de trabalho, dos processos e da estrutura organizacional. Também serve de base de para compreender melhor a necessidade do seu cliente, o que ele busca como produto ou serviço de excelência, logo, não pode ser eliminado.

Até março desse ano (2020), fazíamos o Gemba indo até o posto de trabalho de uma pessoa, até a “linha de frente”, para observar e entender como o trabalho realmente acontecia, com o objetivo de observar e identificar melhorias ou resolver problemas.

Com a necessidade de distanciamento social gerado pela pandemia do Covid-19, muitas empresas tiveram que transferir seus escritórios para a casa de seus colaboradores e os ambientes de trabalho tiveram que ser reformulados para atender normas de saúde e segurança. Como exemplo, foram implementados distanciamento entre pessoas e processos, times foram distribuídos em diferentes turnos e horários, iniciou-se revezamento entre as pessoas no ambiente de trabalho, colaboradores administrativos foram para home office, entre outras soluções praticadas pelas organizações. Tudo isso para que o contágio fosse o menor possível.

E agora, onde é o Gemba?

Na verdade, o trabalho continua acontecendo, então o Gemba continua lá. O que mudou, em muitos casos, foi o local físico onde ele acontece, principalmente quando tratamos de processos administrativos. Isso significa que o Gemba agora é virtual!

O grande desafio nesse caso, é se adaptar ao Gemba virtual. Gestores precisam se adaptar ao gerenciamento de seus times e processos à distância, sem perder a produtividade e melhorar continuamente.

Para isso, os gestores devem manter a proximidade com as equipes, buscando entender como está o ambiente de trabalho e a situação de cada pessoa individualmente e, claro, dar o suporte necessário para que a produtividade possa ser mantida.  Isso abrange se preocupar também com o bem estar do colaborador, por isso, questione-se:

Será que todos têm um local de trabalho adequado, com uma boa ergonomia? Será que todos têm uma boa conexão com a internet? Será que todos conseguem manter o mesmo horário das refeições de quando estavam no escritório?  

Mesmo não estando fisicamente no mesmo local, temos que continuar presentes, para entender o que acontece. Logo, o Gemba continua ali, o que mudou com certeza são algumas perguntas que antes não nos preocupávamos em fazer e, com a situação atual, são imprescindíveis para manter um bom ambiente de trabalho e a produtividade, tão necessária nesses tempos de crise.

E como fazer?

Ainda estamos aprendendo! No entanto, seguem algumas dicas:

  • Para facilitar o dia a dia, se faz necessário criar uma rotina com seus colaboradores que ajude na gestão diária virtual, o que não significa checar a  cada 5 minutos se ele está online.
  • Definir claramente as atividades e acompanhar as entregas pode ajudar a diminuir os problemas com o que está sendo executado.
  • Manter um diálogo aberto e deixar claro que mesmo não estando fisicamente juntos, a equipe continua sendo uma
  • Promover o contato via telefone, vídeo conferências, são indicados para aumentar a conexão.
  • E não se esqueça de sempre reconhecer o bom andamento do trabalho e comemorar os resultados atingidos.

Concluindo: Mesmo à distância, o Gemba continua sendo essencial para identificar oportunidades de facilitar o trabalho dos membros da equipe, o que com certeza resultará em um maior engajamento de todos!

Luiz Henrique Kleinmayer e Olga Silva